Accueil téléphonique

Objectif

Le téléphone constitue généralement le premier contact avec le cabinet. Il reste le principal moyen de communication entre un interlocuteur et son client. Il entretient un lien humain avec le client. C’est la première image donnée par le Cabinet.

Actions

1. Ne laissez jamais un téléphone sonner dans le vide.
2. Limitez le mieux possible les temps d’attente (un client s’impatiente dès la troisième sonnerie et raccroche à partir de la cinquième).
3. Accueillez les correspondants avec efficacité et convivialité : un bonjour et un sourire s’entendent au téléphone.
4. Utilisez un ton chaleureux, un vocabulaire simple mais sans familiarité.
5. Soignez votre musique d’accueil et profitez-en pour passer des informations sur votre cabinet (horaires d’ouverture, numéro pour vous joindre en cas d’urgence, site Internet, …).
6. Communiquez vos coordonnées sur tous les supports disponibles. Il est important que vos clients puissent vous contacter facilement.